Om grensoverschrijdend gedrag effectief te voorkomen, moeten organisaties inzetten op een combinatie van formeel beleid (sociale veiligheid) en een open werkcultuur (psychologische veiligheid). De belangrijkste organisatorische maatregelen uit de bronnen kunnen als volgt worden onderverdeeld:

1. Beleid en instrumenten

• Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E): Het is wettelijk verplicht om de risico’s op psychosociale arbeidsbelasting, waaronder grensoverschrijdend gedrag, in kaart te brengen en vast te leggen in een Plan van Aanpak.

• Gedragscode: Het opstellen van een duidelijke en toegankelijke gedragscode is essentieel. Hierin staan de gedeelde normen en waarden, wat als ongewenst gedrag wordt beschouwd en de basis voor handhaving en sancties bij overtredingen.

• Klachtenregeling en -commissie: Er moet een formele procedure zijn voor het indienen van klachten, bij voorkeur bij een onafhankelijke klachtencommissie.

2. Aanstellen van sleutelfiguren

• Vertrouwenspersoon (VP): Het aanstellen van een deskundige en onafhankelijke vertrouwenspersoon is cruciaal voor een laagdrempelige meldingsstructuur. Het verdient aanbeveling om zowel een interne als externe vertrouwenspersoon te hebben, zodat medewerkers een keuze hebben. De VP heeft naast een ondersteunende rol ook een voorlichtings- en signaalfunctie naar de organisatie.

• Ombudsfunctionaris: In grotere organisaties kan een neutrale ombudsfunctionaris adviseren bij conflicten en onderzoek doen naar patronen.

3. Voorlichting en training

• Training voor leidinggevenden: Omdat leidinggevenden een sleutelrol spelen en helaas vaak zelf de veroorzaker zijn, moeten zij getraind worden in inclusief leiderschap, het herkennen van signalen en het effectief optreden tegen ongewenst gedrag.

• Deskundigheidsbevordering medewerkers: Voorlichting over de gedragscode en procedures zorgt dat iedereen weet wat de grenzen zijn. Specifieke omstanderstrainingen kunnen medewerkers leren hoe ze effectief kunnen ingrijpen wanneer ze getuige zijn van ongewenst gedrag.

4. Monitoring en evaluatie

• Metingen van werkklimaat: Via instrumenten zoals een Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO), nulmetingen of focusgroepen kan de organisatie monitoren hoe veilig medewerkers zich daadwerkelijk voelen.

• Exitgesprekken: Het systematisch voeren van exitgesprekken kan waardevolle informatie opleveren over de sfeer en eventuele onveilige situaties op de werkvloer die medewerkers anders niet durfden te melden.

5. Cultuur en leiderschap

• Voorbeeldrol van de top: Effectieve preventie staat of valt met het goede voorbeeld van het management. Als de leiding ongewenst gedrag bagatelliseert of zelf vertoont, tast dit de hele sociale veiligheid aan.

• Open dialoog: Het regelmatig organiseren van teamgesprekken over omgangsvormen en ethische dilemma's verlaagt de drempel om elkaar aan te spreken.

Het is van belang dat al deze maatregelen onderling samenhangen en actief worden gepromoot door de directie; losse protocollen die in de praktijk niet gebruikt worden, zijn onvoldoende effectief.