Het risico van pesten op het werk kan voor zover redelijkerwijs mogelijk wordt geminimaliseerd door een positieve werkomgeving te creëren en te bevorderen waarin iedereen eerlijk en met respect wordt behandeld. Een combinatie van beheersmaatregelen gericht op organisatieniveau en op individueel gedrag dient te worden overwogen.
Toezegging van het management
Aantoonbare toewijding van het senior management bij het identificeren, voorkomen en reageren op pesten op het werk is een van de belangrijkste factoren voor het voorkomen van onredelijk gedrag en het beheersen van psychologische risico's. Effectieve leiders modelleren de waarden en normen van hun organisatie voor gedrag op de werkplek door hun eigen gedrag. Dit kan een duidelijk signaal afgeven aan werknemers dat de organisatie serieus bezig is met het voorkomen van pesten op het werk en bijdragen aan een positieve werkcultuur waar onredelijk gedrag niet wordt getolereerd.
Managers kunnen op verschillende manieren blijk geven van betrokkenheid, onder meer door:
- te allen tijde respectvol gedrag vertonen
- het ontwikkelen en implementeren van een pestbeleid dat duidelijk het verwachte gedrag en de gevolgen van niet-naleving identificeert
- omgaan met onredelijk gedrag zodra zij zich hiervan bewust worden
- ervoor zorgen dat meldingen van pesten serieus worden genomen en goed worden onderzocht, en
- overleg met werknemers.
Bepaal de norm voor gedrag op de werkplek
Een werkgever kan duidelijke gedragsnormen opstellen en afdwingen door middel van een gedragscode of een werkplekbeleid dat schetst wat wel en niet gepast gedrag is en welke actie zal worden ondernomen om onaanvaardbaar gedrag aan te pakken. Het kan van toepassing zijn op alle gedragingen die zich voordoen in verband met het werk, zelfs als ze buiten de normale werkuren plaatsvinden. De gedragsnormen dienen ook een verwijzing te bevatten naar redelijke maatregelen van het management.
Het voordeel van deze aanpak is dat onredelijk gedrag kan worden aangepakt voordat het escaleert tot pesten op het werk.
Implementeer een pestbeleid op het werk
Een beleid dat is ontworpen om pesten op het werk te voorkomen, kan een op zichzelf staand beleid zijn of zijn opgenomen in een bredere gedragscode of een beleid voor gezondheid en veiligheid op het werk. Het beleid moet schriftelijk worden vastgelegd, worden ontwikkeld in overleg met de werknemers en moet het volgende omvatten:
- een verklaring dat de organisatie zich inzet voor het voorkomen van pesten op het werk als onderdeel van het bieden van een veilige en gezonde werkomgeving
- de definitie van pesten op het werk
- de gedragsnorm die wordt verwacht van werknemers en anderen op de werkplek
- een verklaring, waar relevant, dat het beleid zich uitstrekt tot communicatie via e-mail, sms en sociale media
- het proces voor het melden van en reageren op incidenten van onredelijk gedrag
- het proces voor het beheren van meldingen van pesten op het werk, inclusief ergerlijke meldingen, en
- de gevolgen van het niet naleven van het beleid.
Het implementeren van een beleid in een klein bedrijf kan eenvoudigweg betekenen dat de bedrijfseigenaar werknemers adviseert en hen er indien nodig aan herinnert dat pestgedrag niet wordt getolereerd op de werkplek, wat te doen als het toch gebeurt en welke actie zal worden ondernomen. Om effectief te zijn, moet het beleid laagdrempelig zijn en consequent worden toegepast. Het moet worden gecommuniceerd en gepromoot via mededelingenborden, het intranet, teamvergaderingen en door managers die het beleid bespreken met hun personeel.
Ontwikkel productieve en respectvolle relaties op de werkvloer
Goede managementpraktijken en effectieve communicatie zijn belangrijk bij het creëren van een werkomgeving die pesten op de werkplek ontmoedigt. Voorbeelden zijn onder meer:
- bevordering van positieve leiderschapsstijlen door middel van trainingen voor managers en supervisors
- mentor en ondersteuning van nieuwe en slecht presterende managers en werknemers
- faciliteer teamwerk, overleg en samenwerking
- ervoor te zorgen dat redelijke acties van het management duidelijk zijn gedefinieerd, geformuleerd en begrepen door werknemers en supervisors, en
- zorg ervoor dat toezichthouders tijdig reageren op onredelijk gedrag dat zij zien of waar zij zich bewust van worden.
Omgaan met externe partijen
Wanneer er een risico bestaat op pesten op het werk door andere mensen, bijvoorbeeld klanten, kunnen de volgende beheersmaatregelen worden overwogen:
- communiceer de verwachte gedragsnorm via een gedragscode of in contracten en overeenkomsten
- werknemers in staat stellen diensten te weigeren of op te schorten als andere mensen niet voldoen aan de verwachte gedragsnorm
- ondersteuning bieden aan werknemers die worden blootgesteld aan onredelijk gedrag, en
- controlemaatregelen implementeren om het risico van geweld op de werkplek te elimineren of te minimaliseren.
Ontwerp veilige werksystemen
De volgende beheersmaatregelen kunnen het risico op pesten op het werk verminderen:
- definieer taken duidelijk en vraag werknemers regelmatig om feedback over hun rol en verantwoordelijkheden
- werknemers voorzien van de middelen, informatie en training die ze nodig hebben om hun taken veilig en effectief uit te voeren
- werkdruk en personeelsbezetting beoordelen en bewaken om buitensporige werkuren te verminderen
- toegang bieden tot ondersteuningsmechanismen, zoals hulpprogramma's voor werknemers,
vooral tijdens drukke en stressvolle werkperiodes, en
- zorgen voor effectieve communicatie tijdens veranderingen op de werkplek, inclusief herstructurering of inkrimping.
Implementeer rapportage- en reactieprocedures
Pesten op het werk mag niet worden getolereerd en het vroegtijdig melden van dit gedrag moet worden aangemoedigd. Als een werknemer van mening is dat hij wordt gepest, is de kans groter dat hij dit meldt als hij weet dat er een transparant meldingsproces bestaat en dat dit wordt gevolgd zodra een melding wordt ontvangen.
Rapportage kan worden aangemoedigd door:
- dudidelijk maken dat slachtofferschap van melders niet wordt getolereerd
- zorgen voor consistente, effectieve en tijdige reacties op meldingen, en
- transparant zijn over hoe om te gaan met pesten op het werk door regelmatig informatie te verstrekken over het aantal meldingen, hoe deze zijn opgelost en welke acties zijn ondernomen – zie paragraaf 3.3 over de balans tussen vertrouwelijkheid en transparantie.
Het is belangrijk voor degenen die pesten op het werk ervaren of er getuige van zijn, om te weten met wie ze in het bedrijf kunnen praten, dat een melding serieus wordt genomen en dat de vertrouwelijkheid wordt gehandhaafd. Het implementeren van effectieve responsprocedures moet ervoor zorgen dat meldingen van pesten op het werk op een consistente en redelijke manier worden behandeld. Deze procedures moeten elke keer worden gevolgd als er een melding van pesten wordt gedaan. Ze moeten ook flexibiliteit bieden om te passen bij de verschillende omstandigheden van elk rapport, en moeten worden ontworpen om te passen bij de omvang en structuur van de organisatie.
Een effectieve procedure moet:
- in gewoon Nederlands zijn en indien nodig beschikbaar in andere talen
- schetsen hoe problemen zullen worden aangepakt wanneer een melding van pesten op het werk wordt gedaan of ontvangen, inclusief algemene principes om ervoor te zorgen dat het proces objectief, eerlijk en transparant is
- maak duidelijk de rollen van individuen zoals managers en supervisors, en externe wegen identificeren die beschikbaar zijn voor werknemers waar meldingen van pesten op het werk zijn intern niet opgelost kunnen worden.
Er moet een procedure worden ontwikkeld in overleg met werknemers en vertegenwoordigers op het gebied van gezondheid en veiligheid (indien aanwezig).
Geven van trainingen en voorlichting
Training is een belangrijke factor bij het voorkomen en beheersen van pesten op het werk, met name om vroegtijdige interventie bij conflicten op het werk mogelijk te maken voordat het mogelijk escaleert tot pesten. Werknemers, inclusief managers en supervisors, moeten zich bewust zijn van hun rol met betrekking tot het voorkomen van en reageren op pesten op het werk en over de juiste vaardigheden beschikken om waar nodig actie te ondernemen.
Tip! Voor informatie over trainingen en workshop over pesten op het werk, neem contact op met Patricia Bolwerk patricia@stoppestennu.nl of kijk op www.bolwerken.com
Opleiding
Introductietraining voor werknemers moet informatie bevatten over:
- de gedragsnormen die op de werkplek worden verwacht, inclusief het gebruik van sociale media indien relevant
- hoe pesten op het werk moet worden gemeld en hoe dergelijke meldingen worden beheerd, en
- waar u intern en extern terecht kunt voor meer informatie en hulp.
Training voor werknemers kan op verschillende manieren worden gegeven, onder meer via online cursussen en podcasts en face-to-face training. Een trainingsprogramma moet betrekking hebben op:
- bewustzijn van de impact die bepaald gedrag op anderen kan hebben
- de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk met betrekking tot pesten op het werk
- maatregelen om pesten op het werk te voorkomen
- hoe individuen kunnen reageren op pesten op het werk
- hoe u pesten op het werk kunt melden, en
- hoe er zal worden gereageerd op meldingen van pesten op het werk, inclusief tijdschema's.
Managers en supervisors hebben de vaardigheden nodig om psychologische risico's te kunnen identificeren en de juiste controlemaatregelen te kunnen nemen. Ze moeten worden getraind in het voorkomen van en reageren op pesten op het werk, en in vaardigheden die zullen helpen bij het ontwikkelen van productieve en respectvolle relaties op het werk, bijvoorbeeld training die het volgende omvat:
- effectief communiceren en werknemers betrekken bij de besluitvorming
- het managen van moeilijke gesprekken en het geven van constructieve feedback, zowel formeel als informeel
- conflicthantering
- het effectief beheren van werklast en prestaties, en
- diversiteit en tolerantie.
De opleiding moet worden afgestemd op de behoeften van werknemers en op de aard van de werkplek en het personeelsbestand, bijvoorbeeld op het niveau van geletterdheid.
Werknemers voorzien van informatie
Informatie over pesten op het werk kan op een aantal manieren aan werknemers worden gegeven, waaronder:
- rechtstreeks met werknemers praten door teamvergaderingen, toolbox-gesprekken te houden of een-op-een met hen te spreken aan het begin van de werkdag
- het uitdelen van bedrijfsnieuwsbrieven of pamfletten
- opnemen van informatiebladen in loonstroken
- posters ophangen op de werkplek, of
- via e-mailberichten of intranetaankondigingen.
Bewaken en beoordelen
Zodra controlemaatregelen zijn geïmplementeerd, moeten ze worden gecontroleerd en beoordeeld om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn in het beheersen van het risico van pesten op het werk. Als de controlemaatregelen niet werken, moet de situatie verder worden geanalyseerd om te bepalen hoe het probleem kan worden opgelost.
Monitoring moet worden uitgevoerd door middel van regelmatig geplande besprekingen op managementvergaderingen, personeelsvergaderingen en vergaderingen van gezondheids- en veiligheidscomités. Een vast agendapunt tijdens deze vergaderingen kan helpen om ervoor te zorgen dat er regelmatig toezicht plaatsvindt. Regelmatige monitoring van het aantal klachten, het personeelsverloop en het gebruik van hulpprogramma's voor werknemers is ook nuttig. Rapporten en bevindingen over pestincidenten moeten worden beoordeeld om eventuele trends te identificeren.
Beleid en procedures moeten regelmatig worden herzien. Er moet een beoordeling worden uitgevoerd in overleg met de werknemers en hun vertegenwoordigers op het gebied van gezondheid en veiligheid (indien van toepassing). Een beoordeling kan op elk moment worden uitgevoerd, maar het wordt aanbevolen om ten minste:
- wanneer een geval van pesten op het werk is aangetoond
- op redelijk verzoek van een gezondheids- en veiligheidsvertegenwoordiger of een gezondheids- en veiligheidsvertegenwoordiger commissie
- wanneer nieuwe of aanvullende informatie of onderzoek over pesten op het werk beschikbaar komt
- waar uit een beoordeling van de dossiers blijkt dat het aantal meldingen van pesten op het werk toeneemt, of
- volgens een geplande herzieningsdatum.
Informatie voor een beoordeling kan worden verkregen uit dezelfde bronnen die worden gebruikt bij het identificeren van de potentieel voor pesten op het werk, bijvoorbeeld:
- vertrouwelijke enquêtes
- exitgesprekken, of
- registratie van ziekteverzuim.
Het verzamelen van bewijs om de volgende vragen te beantwoorden kan helpen bij een beoordeling:
- Zijn supervisors en managers opgeleid om pesten op het werk te herkennen en ermee om te gaan? Is de training effectief geweest?
- Is het personeel bewust gemaakt van pesten op het werk?
- Spreken werknemers over onredelijk gedrag?
- Is er in de loop van de tijd een verandering opgetreden in het moreel en gedrag op de werkplek?
- Wordt het beleid inzake pesten op het werk consequent gehandhaafd?
- Wordt er snel en effectief gereageerd op meldingen van pesten op het werk?
Resultaten van beoordelingen en voorgestelde verbeteringen moeten worden gerapporteerd aan managers, bestuursleden en, indien van toepassing, gezondheids- en veiligheidsvertegenwoordigers en gezondheids- en veiligheidscommissies.