Pesten op het werk kan het beste worden aangepakt door zo snel mogelijk te reageren nadat u vermoedt of merkt dat er een probleem is. De reacties op meldingen van pesten op het werk zijn afhankelijk van de situatie, het aantal betrokken partijen en de grootte en structuur van de werkplek.
In eerste instantie moeten pogingen worden ondernomen om de situatie op de werkplek op te lossen, ongeacht of er al dan niet sprake is van pesten op de werkplek. Indien interne processen niet effectief zijn, kunnen klagers de klacht doorverwijzen naar externe instanties.
Houd rekening met het volgende aspecten
- Is het gedrag pesten of niet?
Het soort gedrag dat zich voordoet, moet mogelijk worden bepaald om een passende reactie te ontwikkelen. Als het gedrag bijvoorbeeld fysiek geweld inhoudt of wat lijkt op onwettige discriminatie of seksuele intimidatie, of het nu herhaald wordt of niet, zal het een andere reactie op pesten op het werk vereisen.
- Vraagt de situatie om maatregelen om het risico op aanhoudende schade te minimaliseren?
Indien nodig dienen tussentijdse maatregelen te worden genomen om het risico voor de gezondheid of de veiligheid tot een minimum te beperken. Hierbij kan het gaan om het tijdelijk herschikken van taken, het scheiden van betrokkenen of het verlenen van verlof.
- Heb ik een duidelijk beeld van de problemen?
Zoek aanvullende informatie om een duidelijk begrip te krijgen van de betrokken partijen en het specifieke gedrag of de gedragingen die als onredelijk worden beschouwd. Dit kan worden bereikt door te praten met anderen die mogelijk het gedrag hebben waargenomen of eraan hebben deelgenomen.
- Heb ik aanvullende informatie of hulp nodig? Mensen met gespecialiseerde rollen in de organisatie of externe specialisten kunnen mogelijk informatie verstrekken, de problemen helpen identificeren en mogelijke antwoorden ontwikkelen om de problemen aan te pakken. Bovendien kan een persoon informatie of hulp willen zoeken die objectiviteit mogelijk maakt en alle partijen een eerlijk proces biedt.
- Kan de zaak tussen partijen of op teamniveau veilig worden opgelost?
In sommige situaties kan het mogelijk zijn om een verzoenende benadering zonder schuld te gebruiken om individuen te helpen een resultaat te bereiken dat ervoor zorgt dat het onredelijke gedrag stopt. Een voorgestelde oplossing moet worden besproken met de persoon die het gedrag heeft gemeld om te controleren of deze zich er prettig bij voelt.
- Moet de zaak worden overgedragen voor een onderzoek?
Afhankelijk van de ernst of complexiteit kunnen sommige zaken onderzocht moeten worden. Een persoon kan ervoor kiezen om problemen op te lossen door de situatie zelf te managen. Dit houdt meestal in dat je de andere persoon vertelt dat het onredelijke gedrag niet welkom is en vraagt om ermee te stoppen. Als een persoon zich niet veilig of zelfverzekerd voelt bij het benaderen van de andere persoon, kan hij of zij de hulp inroepen van een supervisor of manager, personeelsfunctionaris, hun gezondheids- en veiligheidsvertegenwoordiger of vakbondsvertegenwoordiger. Iedereen die wordt gevraagd om namens een persoon op te treden, moet een vertrouwelijke en niet-confronterende benadering hanteren. In de meeste gevallen moet de persoon die het pestgedrag zou hebben gepleegd, zo snel mogelijk op de hoogte worden gesteld van de melding en de kans krijgen om zijn of haar versie van de gebeurtenissen toe te lichten. Ze moeten als onschuldig worden behandeld totdat bewezen is dat de rapporten waar zijn.
Het geven van training aan werknemers over passende normen, verwacht gedrag en pesten op het werk kan werknemers helpen begrijpen hoe ze moeten omgaan met kwesties zoals conflicten, vertrouwelijkheid en gerelateerde problemen.
| Reageren | Maatregelen |
| Snel handelen | Op meldingen moet snel, redelijk en binnen vastgestelde termijnen worden gereageerd. Relevante partijen moeten worden geïnformeerd over hoe lang het waarschijnlijk zal duren om op de melding te reageren en moeten op de hoogte worden gehouden van de voortgang om gerust te stellen dat de melding niet is vergeten of genegeerd. |
| Behandel alle zaken serieus | Alle meldingen moeten serieus worden genomen en op feiten worden beoordeeld. |
| Vertrouwelijkheid bewaren | De vertrouwelijkheid van alle betrokken partijen dient te worden gehandhaafd. Details van de zaak mogen alleen bekend zijn bij degenen die direct betrokken zijn bij de klacht of bij het oplossen ervan. |
Zorg voor procedurele eerlijkheid | De persoon die het pestgedrag zou hebben gepleegd, moet als onschuldig worden behandeld, tenzij wordt bewezen dat de rapporten waar zijn. Meldingen moeten worden gedaan aan de persoon tegen wie ze zijn gericht en die persoon moet de kans krijgen om zijn of haar versie van de gebeurtenissen uit te leggen. Er moet met respect naar de persoon die het pesten meldt, worden geluisterd en zijn melding moet als geloofwaardig en betrouwbaar worden behandeld, tenzij onomstotelijk bewezen. De mogelijkheid om besluiten te laten herzien moet aan alle partijen worden uitgelegd. |
| Wees neutraal | Onpartijdigheid tegenover alle betrokkenen is van cruciaal belang. Dit omvat de manier waarop mensen tijdens het proces worden behandeld. De persoon die op de melding reageert, mag niet direct betrokken zijn geweest en moet ook persoonlijke of professionele vooroordelen vermijden. |
| Steun alle partijen | Nadat een melding is gedaan, moeten de betrokken partijen worden verteld welke ondersteuning beschikbaar is, bijvoorbeeld programma's voor ondersteuning van werknemers, en moet een ondersteuningspersoon aanwezig zijn bij interviews of vergaderingen, b.v. gezondheids- en veiligheidsvertegenwoordiger, vakbondsvertegenwoordiger of collega. |
| Maak geen slachtoffer | Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen die pesten op het werk meldt, daar niet het slachtoffer van wordt. De persoon die wordt beschuldigd van pesten op het werk en getuigen moeten ook worden beschermd tegen slachtofferschap. |
| Communiceer proces en resultaten | Alle partijen dienen geïnformeerd te worden over het proces, hoe lang het duurt en wat ze kunnen verwachten tijdens en aan het einde van het proces. Mocht het proces om welke reden dan ook worden vertraagd, dan moeten alle partijen op de hoogte worden gesteld van de vertraging en geïnformeerd worden wanneer het proces naar verwachting zal worden hervat. Ten slotte moeten de redenen voor de genomen en in sommige gevallen niet genomen maatregelen aan de partijen worden uitgelegd. |
| Gegevens bijhouden | Het volgende moet worden geregistreerd: • de persoon die de melding heeft gedaan • wanneer de melding is gedaan • aan wie de melding is gedaan • de details van het gemelde probleem • actie ondernomen om op het probleem te reageren, en • eventuele verdere actie die nodig is – wat, wanneer en door wie. Er moeten ook verslagen worden gemaakt van gesprekken, vergaderingen en interviews waarin wordt vermeld wie er aanwezig was en wat de overeengekomen resultaten zijn. |
Balanceren tussen vertrouwelijkheid en transparantie
Zowel vertrouwelijkheid als transparantie zijn essentieel om de integriteit te behouden van het beleid en de procedures die worden gebruikt om pesten op het werk te beheersen.
Vertrouwelijkheid
Het niet bewaren van de vertrouwelijkheid kan ertoe leiden dat werknemers het rapportageproces wantrouwen. Vertrouwelijkheid moet worden overwogen in welke informatie, hoe en aan wie deze wordt gecommuniceerd. Om inbreuken op de vertrouwelijkheid te beperken, omvatten maatregelen:
- gevoelige of privé-informatie alleen met derden bespreken als zij dit moeten weten en met toestemming van de betrokkenen
- veilige opslag, codering en toegang tot bestanden en documentatie over het pestrapport op het werk
- gesprekken voeren op een privélocatie, en
- het kiezen van geschikte tijden of locaties voor het printen, kopiëren of weggooien van materialen. Het is van belang dat de bij de klacht betrokken partijen worden geïnstrueerd:
- de vertrouwelijkheid van de gepresenteerde, besproken of ingediende materialen te handhaven, en
- over hoe de vertrouwelijkheid te bewaren, bijvoorbeeld met wie ze wel en niet kunnen praten
Het waarborgen van de vertrouwelijkheid mag de betrokken partijen er niet van weerhouden om ondersteuning te zoeken, bijvoorbeeld door middel van een programma voor medewerkersondersteuning, of om een ondersteuningspersoon mee te nemen naar interviews of vergaderingen.
Transparantie voor de betrokken partijen
Transparantie van het verwerkingsproces van meldingen bevordert de verantwoording. Op deze manier zijn de betrokken partijen volledig geïnformeerd over de afhandeling van de melding. De partijen dienen geïnformeerd te worden over:
- de stappen en geschatte tijdschema's voor het oplossen of onderzoeken van het rapport pesten op het werk
- de naam en gegevens van een contactpersoon
- voortgangsrapportages en uitleg bij vertraging
- het resultaat van de ondernomen acties en de redenen voor de genomen beslissingen, en
- het herzieningsrecht als partijen niet tevreden zijn met de uitkomst.
Transparantie voor de organisatie
Een organisatie kan laten zien dat ze zich inzet voor het beheersen van het risico van pesten op het werk door activiteiten te benadrukken die zijn of zullen worden ondernomen om pesten op het werk op te lossen. Algemene informatie over meldingen van pesten op het werk en hoe deze zijn afgehandeld, kan worden verstrekt aan werknemers of aan externe partijen, bijvoorbeeld via openbare rapporten.
Informatie die voor openbaarmaking in aanmerking kan komen, kan zijn:
- het aantal ontvangen meldingen en het aantal opgeloste meldingen
- tijd nodig om onderzoeken af te ronden
- of er intern of extern onderzoeken zijn uitgevoerd, en
- de algemene aard van de uitkomsten.
Dit helpt om het vertrouwen te wekken dat de organisatie het voorkomen van pesten serieus neemt.
Acties nadat meldingen van pesten op het werk zijn opgelost
Nadat een melding van pesten op het werk is opgelost, moet er een vervolgbeoordeling plaatsvinden om de gezondheid en veiligheid van de betrokken partijen te controleren, om ondersteuning te bieden en om na te gaan of de maatregelen die zijn genomen om het pesten op het werk te stoppen, effectief zijn geweest. Deze kunnen zijn:
- professionele begeleiding bieden
- begeleiding en ondersteuning bieden door een senior manager
- het geven van training en relevante professionele of vaardigheidsontwikkeling
- ongelijkheid als gevolg van het pestgedrag herstellen
- het herstellen van verloren rechten als gevolg van het pestgedrag, b.v. verlof opnieuw bijschrijven
- toezicht houden op het gedrag van de betrokken werkgroep, of
- het organiseren van werk in een ander deel van de organisatie.
Herziening van de werksystemen
Nadat een specifiek geval van pesten op het werk is aangepakt, moet ook de werksituatie worden onderzocht om eventuele onderliggende factoren te identificeren en aan te pakken die het risico op pesten op het werk kunnen vergroten. Bekijk bijvoorbeeld de werksystemen, inclusief werkdruk en personeelsniveau, en de effectiviteit van procedures en training.