Een vertrouwenspersoon luistert, adviseert en bemiddelt bij ongewenste situaties op de werkvloer. Bijvoorbeeld bij grensoverschrijdend gedrag (waaronder pesterijen, geweld, ongewenst seksueel gedrag), conflicten of een te hoge werkdruk.
Wat is een vertrouwenspersoon?
De interne vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor medewerkers als er zich problemen voordoen die te maken hebben met psychosociale risico’s op het werk (waaronder pesten, ongewenst seksueel gedrag, agressie, stress, conflicten...).
De interne vertrouwenspersoon kan de dialoog op gang brengen bij conflicten tussen medewerkers of tussen een medewerker en een leidinggevende.
Al geruime tijd wil Liesbeth niet samenwerken met Zabiullah omdat hij een andere huidskleur heeft. Op zoek naar een oplossing neemt Zabiullah contact op met Ingrid, de vertrouwenspersoon binnen de onderneming. Ingrid biedt Zabiullah in alle discretie een luisterend oor en gaat samen met hem op zoek naar een oplossing voor zijn probleem.
Een vertrouwenspersoon heeft geen vastomlijnd takenpakket. In de basis bestaat die rol uit luisteren, steunen, advies geven, doorverwijzen en eventueel bemiddelen.
De taken zijn onder te verdelen in drie grote categorieën:
Meewerken aan het collectief preventiebeleid
Deelnemen aan de uitwerking van de interne procedures.
Aan de preventieadviseur psychosociaal welzijn gegevens meedelen van incidenten die zich bij herhaling voordoen.
Regelmatig overleg plegen met de preventieadviseur psychosociaal welzijn.
Individuele casussen
Raad geven en opvang bieden aan medewerkers.
Op een informele wijze deelnemen aan het zoeken van een oplossing.
Administratieve taken
Advies verstrekken aan de interne preventieadviseur van de gegevens die nodig zijn voor het opstellen van het jaarverslag.
Wie mag geen vertrouwenspersoon zijn?
Een vertrouwenspersoon aanstellen is niet verplicht, maar we raden het wel sterk aan. De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon op de werkvloer maakt het voor medewerkers laagdrempelig om tijdig hulp in te roepen. Zeker voor werknemers die te maken hebben met geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk is het prettig als zij rechtstreeks kunnen worden opgevangen door iemand die deel uitmaakt van het personeel.
Vorige week was het personeelsfeest. Een collega stuurt Selma, een nieuwe collega, een mail: ‘Weet jij dat deze foto wordt verstuurd?’ In bijlage zit een foto van Selma, gemaakt op het personeelsfeest met de tekst: ‘Doet het voor 5 euro’. Selma denkt meteen om stappen te ondernemen, maar tijdens haar eerste week leerde ze de vertrouwenspersoon kennen, waardoor ze meteen naar de vertrouwenspersoon durft te stappen.
Ook bij conflicten, werkdruk en onduidelijkheid over de taakinhoud is het voor medewerkers meestal eenvoudiger om een interne vertrouwenspersoon aan te spreken dan de stap naar de externe dienst voor bescherming en preventie op het werk te zetten.
Een vertrouwenspersoon heeft een belangrijke rol in de organisatie. Daar hoort een passende opleiding bij. Een werknemer die aangesteld is als vertrouwenspersoon moet binnen de twee jaar na zijn aanstelling een opleiding volgen.
Niet iedereen mag vertrouwenspersoon zijn.
Onderstaande personen komen niet in aanmerking:
- de werkgever zelf
- leidinggevend personeel (enkel de twee hoogste rangen zijn uitgesloten)
- de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer
- werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad of comité voor preventie en bescherming op het werk
- leden van de vakbondsafvaardiging
- kandidaten voor de verkiezingen personeelsafgevaardigden
De volgende personen kunnen wél vertrouwenspersoon worden:
- een personeelslid van de werkgever
- een extern persoon, geen personeelslid van de werkgever. Let op: wanneer je als werkgever meer dan 20 werknemers te werk stelt, dan moet er tenminste één vertrouwenspersoon intern aangesteld zijn
- de preventieadviseur psychosociale aspecten
- de interne preventieadviseur: belast met de leiding van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk