Het risico van pesten op het werk kan worden geminimaliseerd voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is door een positieve werkomgeving te creëren en te bevorderen waarin iedereen eerlijk en met respect wordt behandeld. Een combinatie van beheersmaatregelen gericht op organisatieniveau en op individueel gedrag dient te worden overwogen.
Managementtoezegging
Aantoonbare betrokkenheid van het senior management bij het identificeren, voorkomen en reageren op pesten op het werk is een van de belangrijkste factoren voor het voorkomen van onredelijk gedrag en het beheersen van psychologische risico's. Effectieve leiders modelleren de waarden en normen van hun organisatie voor gedrag op de werkplek door hun eigen gedrag. Dit kan een duidelijk signaal afgeven aan werknemers dat de organisatie pesten op het werk serieus neemt en bijdragen aan een positieve cultuur op de werkplek waar onredelijk gedrag niet wordt getolereerd.
Managers kunnen op verschillende manieren betrokkenheid tonen, onder meer door:
- te allen tijde respectvol gedrag modelleren
- het ontwikkelen en implementeren van een pestbeleid dat duidelijk het verwachte gedrag en de gevolgen van niet-naleving identificeert
- omgaan met onredelijk gedrag zodra ze zich ervan bewust worden
- ervoor zorgen dat meldingen van pesten serieus worden genomen en naar behoren worden onderzocht, en
- overleg met werknemers.
Bepaal de norm voor gedrag op de werkplek
Een werkplek kan duidelijke gedragsnormen vaststellen en afdwingen door middel van een gedragscode of een werkplekbeleid waarin wordt uiteengezet wat wel en niet gepast gedrag is en welke actie zal worden ondernomen om onaanvaardbaar gedrag aan te pakken. Het kan van toepassing zijn op alle gedragingen die zich voordoen in verband met het werk, ook als ze plaatsvinden buiten de normale werkuren. De gedragsnormen moeten ook een verwijzing bevatten naar redelijke maatregelen van het management.
Het voordeel van deze aanpak is dat onredelijk gedrag kan worden aangepakt voordat het escaleert tot pesten op het werk.
Implementeer een anti-pestbeleid op het werk
Een beleid dat is ontworpen om pesten op het werk te voorkomen, kan een op zichzelf staand beleid zijn of kan worden opgenomen in een bredere gedragscode of een gezondheids- en veiligheidsbeleid op het werk. Het beleid moet schriftelijk worden vastgelegd, in overleg met de werknemers worden ontwikkeld en het volgende omvatten:
- een verklaring dat de organisatie zich inzet voor het voorkomen van pesten op het werk als onderdeel van het bieden van een veilige en gezonde werkomgeving
- de definitie van pesten op het werk (zoals beschreven in deze gids)
- de gedragsnorm die van werknemers en anderen op de werkplek wordt verwacht
- een verklaring, indien relevant, dat het beleid zich uitstrekt tot communicatie via e-mail, sms en sociale media
- het proces voor het melden van en reageren op incidenten van onredelijk gedrag
- het proces voor het beheren van meldingen van pesten op het werk, inclusief vervelende meldingen, en
- de gevolgen van het niet naleven van het beleid.
Een voorbeeld van een pestbeleid op het werk Het implementeren van een beleid in een klein bedrijf kan simpelweg betekenen dat de bedrijfseigenaar werknemers adviseert en hen er indien nodig aan herinnert dat pestgedrag op de werkplek niet wordt getolereerd, wat te doen als het zich voordoet en welke actie zal worden ondernomen.
Om effectief te zijn, moet het beleid gemakkelijk toegankelijk zijn en consequent worden toegepast. Het moet worden gecommuniceerd en gepromoot via mededelingenborden, het intranet, teamvergaderingen en door managers die het beleid bespreken met hun personeel.
Ontwikkel productieve en respectvolle relaties op de werkplek
Goede managementpraktijken en effectieve communicatie zijn belangrijk bij het creëren van een werkomgeving die pesten op het werk ontmoedigt.
Voorbeelden zijn:
- positieve leiderschapsstijlen bevorderen door trainingen te geven aan managers en supervisors
- nieuwe en slecht presterende managers en werknemers begeleiden en ondersteunen
- teamwerk, overleg en samenwerking faciliteren
- ervoor zorgen dat redelijke managementacties duidelijk worden gedefinieerd, gearticuleerd en begrepen door werknemers en supervisors, en
- zorg ervoor dat supervisors tijdig handelen bij onredelijk gedrag dat ze zien of waar ze zich bewust van worden.
Omgaan met externe partijen
Als er een risico bestaat op pesten op het werk door andere mensen, bijvoorbeeld klanten, kunnen de volgende beheersmaatregelen worden overwogen:
- communiceer de verwachte gedragsnorm via een gedragscode of in contracten en overeenkomsten
- werknemers in staat stellen om diensten te weigeren of op te schorten als andere mensen niet voldoen aan de verwachte gedragsnorm
- ondersteuning bieden aan werknemers die worden blootgesteld aan onredelijk gedrag, en
- beheersmaatregelen implementeren om het risico van geweld op de werkplek te elimineren of te minimaliseren.
Ontwerp veilige werksystemen
De volgende beheersmaatregelen voor het werkontwerp kunnen het risico op pesten op het werk verminderen:
- duidelijk banen definiëren en regelmatig feedback vragen aan werknemers over hun rol en verantwoordelijkheden
- werknemers de middelen, informatie en training bieden die ze nodig hebben om hun taken veilig en effectief uit te voeren
- werkdruk en personeelsbezetting beoordelen en bewaken om buitensporige werkuren te verminderen
- toegang bieden tot ondersteuningsmechanismen, zoals programma's voor werknemersbijstand,
- vooral tijdens drukke en stressvolle werkperiodes, en
- zorgen voor effectieve communicatie tijdens veranderingen op de werkplek, inclusief herstructurering of inkrimping.
Rapportage- en reactieprocedures implementeren
Pesten op het werk mag niet worden getolereerd en het vroegtijdig melden van dit gedrag moet worden aangemoedigd.
Als een werknemer van mening is dat hij wordt gepest, is de kans groter dat hij dit meldt als hij weet dat er een transparant meldingsproces is en dat het wordt gevolgd zodra er een melding is ontvangen.
Melden kan worden aangemoedigd door
- duidelijk maken dat het slachtoffer maken van degenen die aangifte doen, niet wordt getolereerd
- zorgen voor consistente, effectieve en tijdige reacties op meldingen
- transparant zijn over het omgaan met pesten op het werk door regelmatig informatie te verstrekken over het aantal ingediende meldingen
- hoe deze zijn opgelost en welke acties zijn ondernomen -
Het is belangrijk dat degenen die pesterijen op het werk meemaken of er getuige van zijn, weten met wie ze in het bedrijf kunnen praten, dat een melding serieus wordt genomen en dat de vertrouwelijkheid wordt gerespecteerd. Het implementeren van effectieve reactieprocedures moet ervoor zorgen dat meldingen van pesten op het werk op een consistente en redelijke manier worden afgehandeld. Deze procedures moeten worden gebruikt telkens wanneer een melding van pesten wordt gedaan. Ze moeten ook flexibiliteit bieden om te passen bij de verschillende omstandigheden van elk rapport, en ontworpen zijn om te passen bij de omvang en structuur van de organisatie.
Een effectieve procedure moet
- in gewoon Nederlands zijn en indien nodig beschikbaar in andere talen
- schetsen hoe problemen zullen worden aangepakt wanneer een melding van pesten op het werk wordt gedaan of ontvangen, inclusief algemene principes om ervoor te zorgen dat het proces objectief, eerlijk en transparant is
- duidelijk de rollen van individuen zoals managers en supervisors vermelden
- externe wegen identificeren die beschikbaar zijn voor werknemers waar meldingen van pesten op het werk gedaan kunnen worden als het niet intern worden opgelost.
Er moet een procedure worden ontwikkeld in overleg met werknemers en vertegenwoordigers van gezondheid en veiligheid (indien aanwezig).
Training en informatie geven
Training is een belangrijke factor bij het voorkomen en beheersen van pesten op het werk, met name om vroegtijdige interventie in conflicten op het werk mogelijk te maken voordat het mogelijk escaleert tot pesten. Werknemers, inclusief managers en supervisors, moeten zich bewust zijn van hun rol met betrekking tot het voorkomen van en reageren op pesten op het werk en over de juiste vaardigheden beschikken om waar nodig actie te ondernemen.
Opleiding
De introductietraining voor werknemers moet informatie bevatten over:
- de gedragsnormen die op de werkplek worden verwacht, inclusief het gebruik van sociale media indien relevant
- hoe pesten op het werk moet worden gemeld en hoe dergelijke meldingen worden beheerd, en
- waar u intern en extern terecht kunt voor meer informatie en hulp.
Training voor werknemers kan op verschillende manieren worden gegeven, onder meer via online cursussen, podcasts en face-to-face training. Een trainingsprogramma moet betrekking hebben op:
- bewustzijn van de impact die bepaald gedrag op anderen kan hebben
- de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk met betrekking tot pesten op het werk
- maatregelen om pesten op het werk te voorkomen
- hoe individuen kunnen reageren op pesten op het werk
- hoe pesten op het werk te melden
- hoe wordt gereageerd op meldingen van pesten op het werk, inclusief tijdschema's.
Informatie, tools en kennis voor Managers & leidinggevenden om psychologische gevaren te identificeren
Ze moeten worden getraind in het voorkomen van en reageren op pesten op het werk, en in vaardigheden die zullen helpen bij het ontwikkelen van productieve en respectvolle relaties op het werk, bijvoorbeeld training die betrekking heeft op:
- effectief communiceren en werknemers betrekken bij de besluitvorming
- moeilijke gesprekken voeren en constructieve feedback geven, zowel formeel als informeel
- conflicthantering
- effectief beheer van werkdruk en prestaties
- diversiteit en tolerantie.
De opleiding moet worden afgestemd op de behoeften van werknemers en aansluiten bij de aard van de werkplek en het personeelsbestand, bijvoorbeeld het niveau van geletterdheid.
Informatie verstrekken aan werknemers
Informatie over pesten op het werk kan op verschillende manieren aan werknemers worden gegeven, waaronder:
- rechtstreeks met werknemers praten door teamvergaderingen, toolbox-gesprekken te houden of één-op-één met hen te praten aan het begin van de werkdag
- het uitdelen van bedrijfsnieuwsbrieven of pamfletten
- informatiebladen opnemen in loonstroken
- posters ophangen op de werkplek, of
- via e-mailberichten of intranetaankondigingen.