Nieuwe ombudsfunctionaris bij de Erasmus behandelt al tientallen zaken

Wat doet een ombudsfunctionaris op de EUR?

“Deze functie is door een aantal universiteiten samen bedacht, er loopt een landelijke pilot. We gaan met elkaar kijken wat de precieze invulling moet zijn. Een ombudsfunctionaris is een onafhankelijke positie binnen de universiteit. Het verschil met een vertrouwenspersoon is dat de ombuds zaken, klachten en andere voorvallen kan onderzoeken.”

“Ik durf na dik vier maanden wel te zeggen dat er behoefte is om bij een onafhankelijk iemand je verhaal kwijt te kunnen. En dat onafhankelijke is, denk ik, het meest fundamentele. Soms is een gesprek al genoeg voor iemand om er weer tegenaan te kunnen, dan was er duidelijk behoefte aan een onafhankelijk luisterend oor.”

“In dit werk kom ik veel emoties tegen, vaak zitten mensen hier met tranen in de ogen. Ik probeer empathisch te luisteren en ga na of het een reëel vraagstuk is, daarnaast let ik op of er mogelijk iets structureels aan de hand is. Als dat vermoeden blijft, kan ik een onderzoek starten. Dat is het zwaarste middel dat ik heb, omdat er vervolgens een rapportage uitkomt en ik mij er vervolgens over moeten uitspreken.”

“Ik durf mensen ook wel te zeggen: dit is naar voor je, maar het is wat het is en ik kan hier niet bij helpen. Er is op de EUR een prachtig netwerk van vertrouwenspersonen. Iedereen heeft zijn een eigen rol. De ombudsfunctionaris is door de onafhankelijkheid en de mogelijkheid tot het uitvoeren bemiddeling en onderzoek wel echt uniek.”

Loopt het storm?

“Ja, het is druk. Individueel gezien zijn het tientallen zaken, maar daar zitten ook ‘grotere klonten‘ bij, meerdere mensen die over hetzelfde onderwerp langskomen. Dat gaat over bredere vraagstukken en die kunnen zomaar over tweehonderd betrokkenen gaan.”

“Wat mij verbaast is hoe lang mensen doorgaan tot zij over een bepaalde grens zijn. Er werken hier slimme, assertieve mensen die echt heel erg verdrietig, gespannen, gekwetst of ziek zijn als ze bij me binnenkomen. Ze hebben dan van alles geprobeerd maar komen niet verder. Mogelijk verlaagt mijn onafhankelijke positie voor hen de drempel om eindelijk een stap te zetten. Ik vind het fijn dan een rol te kunnen vervullen, hoop te kunnen geven en ik zie vaak mogelijkheden uit de impasse te raken.

“De zaken zijn heel verschillend, en ik kom niet alleen medewerkers tegen. Studenten komen met studieproblemen, zoals beoordelingen. Internationale studenten hebben overwegend praktische vragen. Promovendi vinden vaak dat hun promotietraject te lang duurt, of dat ze om onduidelijke redenen vast zitten in hun voortgang.”

Een onderscheid met de vertrouwenspersoon is dat u een onderzoek mag instellen. Hebt u dit al gedaan?

“Ik ben voortdurend aan het onderzoeken, maar een formeel onderzoek heb ik nog niet gestart. Vier maanden zijn toch te kort om zeker te weten dat er iets ernstigs aan de hand is. Wel blijf ik een aantal sporen volgen. Ik ben natuurlijk nog aan het verkennen. Aan de ene kant wil ik de juiste feeling krijgen met de universiteit, maar ik waak ervoor om afstand te bewaren.”

“Het College van Bestuur kan mij inhoudelijk niet aansturen. Ze mogen aangeven dat ze bijvoorbeeld een bemiddeling of interventie door mij niet prettig vinden, maar ik ga nergens het gevecht uit de weg als het in mijn ogen terecht en noodzakelijk is. Het kan zeker gebeuren dat we elkaar tegenkomen, maar als we tien keer per jaar botsen is het geen goed teken. Het is van belang om positief en constructief te blijven. Je kan als ombudsfunctionaris heel snel in de valkuil lopen dat je overal problemen ziet, want mensen lopen voortdurend binnen met problemen. Maar het is de kunst om ook te blijven zien wat er goed gaat. Dat is iets waar je scherp op moet blijven.”

Is de universiteit een veilige werkplek?

“Ik ga daar wel vanuit. Al weet ik het niet zeker, maar ik wil er in ieder geval aan bijdragen. Af en toe zie ik hoeken van de universiteit waar het even niet veilig is, of waar het niet veilig voelt. An sich is de universiteit een hartstikke leuke omgeving met veel positieve energie en veel onderzoeksdrift. Er zullen altijd problemen zijn binnen organisaties, maar het wordt interessant als het er bovenmatig veel zijn. Ik heb regelmatig contact met andere ombudsen van universiteiten. Dan praten we over wat er bij hen aan de hand is, of we vergelijkbare zaken tegenkomen, en of de problemen toenemen. Over een jaar weten we welke problemen op meer plekken terugkomen.”

De ombudsfunctionaris moet bijdragen aan een ‘veilig werk- en studieklimaat’, maar tegelijkertijd laat de universiteit mailboxen van medewerkers onderzoeken en dit geeft sommige medewerkers duidelijk geen veilig gevoel. Staat dit niet in een schril contrast met elkaar?

“Ik vind het nu te vroeg om over deze kwestie een uitspraak te doen, maar het is duidelijk dat het veel emoties heeft opgeroepen. Ik heb mijn eigen e-mailadres trouwens buiten de EUR geparkeerd. Ik heb hier al voor mijn definitieve aanstelling bewust voor gekozen. Als ik tegen mensen zeg dat ze in vertrouwen naar mij toe kunnen komen, dat moet ik dat ook waarmaken. De zender van de e-mail heeft hierin ook een verantwoordelijkheid, maar voor de veilige ontvangst sta ik garant.

Bron Erasmus Magazine